Amsterdam e.o. | Parttime / Fulltime | HBO MBO | Zakelijke dienstverlening
Als jij binnenkomt wordt iedereen blij! Ze weten namelijk dat alles dan soepel verloopt die dag en dat zij zich nergens zorgen over hoeven te maken. Jij regelt alles en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat anderen ongestoord hun werk kunnen doen.
Ben je daarnaast vriendelijk, heb je plezier in je vak en vind je het prettig om overal van op de hoogte te zijn? Schrijf je dan in bij Offiss. Wij zoeken met regelmaat parttime én fulltime Office Managers voor vaste en tijdelijke banen.
Over deze functie
Regelmatig is Offiss op zoek naar ervaren Office Managers M/V die opdrachtgevers ondersteunen op diverse vlakken. Als Office Manager wordt er vaak heel wat van je verwacht, maar als het goed is voel jij je daar juist prettig bij. Deze functie is uitstekend geschikt voor een ervaren en gedreven medewerkers. Iemand die veel ballen tegelijk in de lucht kan houden en graag een actieve en inhoudelijke bijdrage levert aan de verschillende activiteiten en processen binnen de organisatie. Je beheert een uitgebreid takenpakket:
- Het beantwoorden en doorverbinden van de telefoon (vaak in combinatie met een Receptionist(e);
- Het ontvangst van het bezoek;
- De in- en uitgaande post, emailbehandeling;
- Het voorbereiden, organiseren en inplannen van (grote)vergaderingen;
- Het reserveren van vluchten, hotels, taxi’s;
- Het bijhouden van de website en intranet;
- Het agendabeheer van de directie;
- Presentatie’s maken t.b.v. periodieke meetings;
- Het organiseren van rondleidingen;
- Contact met diverse (facilitaire) leveranciers: schoonmaak, catering, beveiliging;
- Rondom events en piekmomenten extra schoonmaak en catering regelen;
- Bestellingen m.b.t. kantoorartikelen, lunch, diner;
- Het uitgeven van (toegangs)badges en druppels;
- In orde maken van werkplek en account nieuwe medewerkers;
- Het op orde houden van de receptie en het kantoor;
- Het verwerken van personeelsaankopen, het organiseren van cadeaus voor klanten, collega’s en zakenrelaties bij verjaardagen, geboorte, verhuizing;
- Diverse administratieve en secretariële ad hoc taken.
Functie eisen
- MBO/HBO werk- en denkniveau;
- Een aantal jaren relevante werkervaring binnen een zakelijke en commerciële en omgeving;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk);
- Uitstekend in staat zelfstandig te werken;
- Servicegericht, verantwoordelijk en accuraat;
- Uitstekende beheersing van het MS Office pakket;
- Aandacht voor detail en van nature nieuwsgierig;
- Energieke, no-nonsense teamplayer met gevoel voor humor;
- Representatief/verzorgd voorkomen.
Organisatie
Offiss is een bemiddelaar waar aandacht en plezier centraal staan! Wij zijn, net als onze collega’s flexibel en werken met plezier samen. Onze opdrachtgevers zijn over het algemeen internationaal georiënteerd en hanteren werktijden tussen 8:00 en 18:00 uur. De bedrijfsculteren zijn intern vaak informeel.
Salaris
Offiss werkt conform de ABU CAO, wij zijn dan ook gehouden aan de voorwaarden die daarin opgenomen zijn. Om “scheve” verhoudingen tussen flexwerkers en vaste medewerkers te voorkomen is er vanuit de ABU CAO vastgesteld dat wij de inschaling van het loon moeten doen conform de beloningsregeling van de opdrachtgever waar je op dat moment voor werkt.
